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Prozessautomatisierung und KI für kleine Unternehmen – Büroarbeit automatisieren

Wir automatisieren wiederkehrende Aufgaben im Büro kleiner Unternehmen: Daten abtippen, Belege und Anfragen verarbeiten, Dokumente sortieren, Informationen zwischen Programmen übertragen. Wo Sprachverständnis gefragt ist, übernimmt KI – mit Prüfregeln und einem Menschen, der unsichere Fälle freigibt.

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Hände legen einen Stapel Papierrechnungen in einen Dokumentenscanner, daneben ein Ablagekorb – Symbolbild für automatisierte Büroarbeit

Typische Probleme im Alltag

  • Dieselben Daten werden mehrfach erfasst

    Eine Anfrage kommt per E-Mail, wird ins Kundenprogramm übertragen, dann ins Angebot, dann in die Buchhaltung. Jeder Schritt kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

  • Dokumente werden von Hand sortiert

    Rechnungen, Lieferscheine und Formulare kommen als PDF oder Foto. Jemand öffnet sie, liest die wichtigsten Angaben ab und legt sie ab – jeden Tag aufs Neue.

  • Programme arbeiten nebeneinander statt miteinander

    Kalender, Kundenverwaltung, Shop und Buchhaltung haben jeweils eigene Datenbestände. Abgleiche passieren von Hand und oft zu spät.

  • KI wird genutzt, aber ohne System

    Einzelne Mitarbeiter kopieren Texte in Chat-Assistenten. Das hilft punktuell, ist aber schwer nachvollziehbar und beim Datenschutz heikel.

Leistungsumfang: was Sie bekommen

  • Abläufe nach festen Regeln

    Anfrage eingegangen, Kunde angelegt, Bestätigung versendet, Aufgabe erstellt: Sie legen die Regeln fest, das System führt sie jedes Mal gleich aus.

  • KI-Workflows

    KI übernimmt Aufgaben, die Sprachverständnis erfordern: E-Mails einordnen, Antwortentwürfe erstellen, lange Texte zusammenfassen. Was nach außen geht, prüft vorher ein Mensch.

  • Dokumentenautomatisierung

    Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare werden automatisch gelesen. Absender, Beträge, Daten und Positionen landen strukturiert in Ihrer Tabelle oder Software.

  • Programme verbinden

    Kontaktformular, Kundenverwaltung, Kalender, E-Mail und Buchhaltung tauschen Daten über Schnittstellen aus, automatisch und mit Protokoll, statt dass jemand sie abgleicht.

  • Erinnerungen und Berichte

    Fristen, Wochenberichte, Nachfass-E-Mails zu offenen Angeboten: Was nach Kalender oder Regel passiert, muss niemand mehr selbst anstoßen.

Ablauf, Dauer und Entscheidungshilfen

Ablauf und Dauer: eingerichtet in 1 bis 3 Wochen

Eine Automatisierung oder ein KI-Workflow ist in 1 bis 3 Wochen eingerichtet. Wir beginnen mit einem einzelnen, klar umrissenen Ablauf, nicht mit einer umfassenden Digitalisierungsstrategie.

Der Weg dorthin: Im Rückruf benennen Sie den Handgriff, der am meisten Zeit kostet. Wir sehen uns den Ablauf mit echten Beispieldaten an, binden die beteiligten Programme an und testen mit Fällen aus Ihrem Alltag. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, läuft die Automatisierung im Betrieb.

Schnell geht es, weil wir für E-Mail-Verarbeitung, das Auslesen von PDFs, gängige Schnittstellen und Protokollierung erprobte Bausteine nutzen. Sprachmodelle ersetzen dabei Regelwerke, die früher wochenlang gepflegt werden mussten.

Wo hilft KI im Unternehmen – und wo entscheidet der Mensch?

KI hilft dort, wo Informationen unstrukturiert ankommen: als Freitext in E-Mails, als eingescannter Beleg oder als langes Dokument. Sprachmodelle können solche Inhalte einordnen, zusammenfassen und in feste Felder übertragen.

Wir setzen KI als Baustein in einem festen Ablauf ein, nicht als freien Chat: klare Anweisung, festes Ausgabeformat, Prüfung auf Plausibilität. Ist das Ergebnis unsicher oder geht es um eine Entscheidung mit Ermessensspielraum, legt das System den Fall einem Menschen vor.

Automatisierung oder Webanwendung?

Eine Automatisierung verbindet vorhandene Programme und nimmt die Handarbeit dazwischen weg. Wenn Ihre Programme grundsätzlich passen und nur die Übergänge haken, reicht sie meist aus.

Fehlt dagegen ein zentraler Ort für Daten und Abläufe, ist eine Webanwendung die bessere Grundlage – oft ergänzt um Automatisierungen, die sie mit Ihren übrigen Programmen verbinden.

Preisrahmen für Automatisierung & KI

Paket 1:

Automatisierung / KI-Workflow

Ein wiederkehrender Büroablauf läuft automatisch: Dokumente auslesen, Anfragen weiterleiten oder Daten zwischen Programmen übertragen, statt sie abzutippen.

  • Analyse des Ablaufs mit echten Beispieldaten
  • Anbindung der beteiligten Programme
  • KI-Verarbeitung mit Prüfregeln, wo sinnvoll
  • Protokollierung und Fehlerbenachrichtigung
  • Testphase vor dem produktiven Einsatz
Preis ab
ab ca. 1.500 €
netto zzgl. USt. · Umsetzung 1–3 Wochen
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Häufige Fragen zu Automatisierung & KI

Welche wiederkehrenden Aufgaben im Büro kann ich automatisieren?

Gut automatisierbar sind Aufgaben, die regelmäßig vorkommen, festen Regeln folgen und mit digitalen Daten arbeiten. Typisch sind Anfragen aus Formularen weiterverarbeiten, Eingangsrechnungen auslesen, Daten zwischen Programmen übertragen sowie Erinnerungen an Fristen und offene Angebote versenden. Seltene Sonderfälle bleiben besser Handarbeit.

Zum Ratgeber: Welche Prozesse kleine Unternehmen automatisieren können

Wie lassen sich Belege und Anfragen automatisch verarbeiten?

Belege und Anfragen werden automatisch verarbeitet, indem KI die wichtigen Angaben ausliest – etwa Absender, Betrag, Datum oder Anliegen – und sie in Ihre Software oder Tabelle überträgt. Prüfregeln kontrollieren Summen und Pflichtfelder, unsichere Fälle gibt ein Mensch frei. Eingerichtet ist so ein Ablauf in 1 bis 3 Wochen, ab ca. 1.500 € netto.

Zum Ratgeber: Eingangsrechnungen und E-Mails mit KI auslesen

Was kostet es, einen Ablauf zu automatisieren?

Eine Automatisierung oder ein KI-Workflow beginnt bei ca. 1.500 € netto zzgl. gesetzlicher USt. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind, ob sie Schnittstellen bieten und wie unterschiedlich die Dokumente sind. Dazu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für die KI-Nutzung, die bei kleinen Mengen meist gering sind.

Wie zuverlässig liest KI Dokumente aus?

Gut lesbare, typische Dokumente liest KI sehr zuverlässig aus, aber nie fehlerfrei. Deshalb bauen wir Prüfregeln ein, etwa ob Summen stimmen oder Pflichtfelder gefüllt sind. Fälle, bei denen eine Regel anschlägt oder das Ergebnis unsicher ist, bestätigt ein Mensch, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Darf ich KI im Büro mit Kundendaten nutzen?

In vielen Fällen ja, wenn der Datenschutz von Anfang an mitgeplant wird. Dazu gehören Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, möglichst Verarbeitung in der EU, das Entfernen unnötiger personenbezogener Daten und eine Dokumentation, welche Daten wohin fließen. Welchen Anbieter wir einsetzen, legen wir vorab offen. Die Bewertung im Einzelfall stimmen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Bieten Sie KI-Beratung in Teltow an?

Ja, im kostenlosen Rückruf und auf Wunsch bei einem Termin in Teltow klären wir, wo KI in Ihrem Betrieb Zeit spart und wo nicht. Danach erhalten Sie einen konkreten Vorschlag für einen ersten Ablauf mit Festpreis statt eines allgemeinen Strategiepapiers. Termine vor Ort sind auch in Kleinmachnow und Stahnsdorf möglich.

Brauche ich dafür neue Software?

Meist nicht, denn wir verbinden bevorzugt die Programme, die Sie bereits nutzen. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder ein Datenexport. Nur wenn ein zentraler Ort für Ihre Daten fehlt, empfehlen wir eine kleine Webanwendung als Ergänzung. Ob das bei Ihnen so ist, klären wir im Rückruf.

Was passiert, wenn eine Automatisierung einmal nicht funktioniert?

Dann geht nichts verloren: Jede Automatisierung protokolliert ihre Schritte, meldet Fehler zum Beispiel per E-Mail und markiert den betroffenen Vorgang zur Bearbeitung von Hand. Ändert sich eine angebundene Software, passen wir die Automatisierung im Rahmen einer Betreuung an. Ohne Betreuung beauftragen Sie die Anpassung einzeln.

Wo kann Ihre Website Ihnen Zeit sparen?

Beantworten Sie ein paar kurze Fragen. Wir rufen Sie innerhalb von einem Werktag zurück und schätzen gemeinsam ein, wo sich etwas lohnt – kostenlos und unverbindlich.

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